イベント開催に付随する作業
イベント開催にあたり、発生する作業は以下の通りです。
イベント開催者（グループ）はこれら全てを一人（orグループ）だけで行う必要はありません。
担当割り振りしていただければと思います。
（※必須以外の作業はイベント開催者（グループ）の裁量にお任せいたします）
１．イベントの企画：【※必須】 |
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やりたいイベントを企画して頂きます。 但し前述の通り、イベント会場近隣に配慮がされており、且つそのイベントの効果としてなんらかの形で 一般公道走行にプラスになる事です。 |
２．会場挨拶：【※必須】 |
開催希望日、イベント内容から希望会場に対して開催可能かまでの都合伺いまでを事務局で担当しま すが、その後イベント企画書の提示・送付など実質的な作業はお願い致します。 （過去開催実績のあるイベントについての企画書などはありますので提供できます。） |
３．会場周辺へのイベントビラ配り
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近隣住民に対してのイベント開催告知です。 これまで開催実績のある会場に対しては割愛出来るかもしれません |
４．事前申込み取りまとめ
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事前受付を必要とするイベントのみ必要です。 |
５．機材手配
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パイロン、ハンドマイクなどの機材が必要であれば開催グループで運搬を行って頂くか、機材運搬の 依頼作業を展開してください。（主な機材は愛知県津島市にあります） ＃運搬負担軽減の為パイロンからミニマーカー主体の方向で現在機材手配しています |
６．イベント保険の事前申し込み：【※必須】 |
Faxフォームがあります。イベント開催日、内容を保険会社に事前報告します。 |
７．スタッフ募集
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開催グループ以外にイベント当日のスタッフが必要であれば協力要請を展開して下さい。 段取りを指示頂ければ当日でも多くの方からお手伝い頂けるかと思います。 実際これまで参加者全員の協力によりイベント遂行されてきました。 但し「イントラが必要」など役割上、誰でも従事可能と出来ない場合には予め展開された方が 無難です。 |
８．当日申し込み者の取りまとめ：【※必須】 |
保険の申し込み用紙にもなります。実走行前に保険会社に参加者リストをFax送信します |
９．保険金振り込み：【※必須】 |
イベント後イベント人数分の保険金を保険会社に振り込みます。（開催翌日中が原則です） |
１０．機材返却：【※必須】 |
TSRA機材を利用した場合は返却下さい。（機材保管場所：愛知県津島市） |
１１．参加者リストの追加・更新 |
イベント参加者リストの取りまとめをお願いします |
１２．イベント開催報告：【※必須】 |
当日イベント後に会場提供者に挨拶する事で兼ねてしまう場合もありますし、後日郵送で行う 場合もあります。 |
１３．レポート作成 |
BikeGuideなどへのイベント記事の作成です。必ずしも不可欠ではありませんが、会場提供者の お礼の意味も含めて、可能であれば展開して頂けるとうれしい項目です。 |
１４．弁当手配 |
お昼時、多くの台数のバイクが会場を出入りする事を懸念して（事故、会場周辺への配慮） |
＃これら全てをイベント開催者（グループ）だけで行う必要はありません。
むしろ上記１４項目の作業をイベント開催者（グループ）で分散して振り分けて頂ければと思います。
【イベント開催申込み】
TSRA事務局宛にメールで「イベント内容」、「開催日」、「開催会場」、「イベント開催者（グループの場合は代表者と共同開催者）のTSRA登録番号
氏名、住所、電話番号、メール環境をお持ちであればメールアドレス」を明記してお申し込み下さい。開催までの流れは以下の通りです。
メール送付注意： 『Subject: TSRA イベント開催申込について』でお送りください。
詳しくは『事務局宛メールについて』参照。
『開催までの流れ』
・ 希望イベント開催会場に対して希望日に申込内容のイベントの為、施設利用可能かを事務局から確認.
↓
・ イベント開催者（グループの場合は代表者）に施設利用の可否を通知。
↓
・ イベント開催者（グループ）によるイベント展開。
【イベント申込み期限】
これまでの各会場提供者殿に対しての施設利用伺いの為、最短２ヶ月前を基本にさせて頂きます。
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